SArchive est entièrement tenu par des bénévoles de la communauté GTAW:FR : il n'y a pas d'équipe salariée, seulement des habitants qui donnent de leur temps pour écrire, corriger et organiser le contenu du site.
Toute personne inscrite peut créer un compte et devenir contributeur immédiatement : c'est le rôle par défaut. Rédiger un article, corriger une faute, compléter une infobox ou ajouter une image sont autant de façons d'aider le projet, sans engagement particulier.
Les modérateurs et administrateurs sont des contributeurs de longue date, choisis par l'équipe existante pour leur implication et leur connaissance du fonctionnement du site. Leur rôle est détaillé sur la page politique de modération.
Aucune candidature formelle n'est nécessaire pour commencer à contribuer : créez un compte et lancez-vous. Pour rejoindre l'équipe de modération, l'implication régulière dans le projet reste le meilleur moyen de se faire remarquer.